كيف تخزن المستندات بسهولة في المنزل؟

هناك العديد من المواقف التي نستخدم فيها وثائق التأمين والشهادات والشهادات. لذلك، من أجل الحصول على الأوراق اللازمة في متناول اليد، يضطر الناس إلى تخزين المستندات في المنزل. ولكن كيف نفعل ذلك بشكل صحيح حتى لا يضيع أو يفسد أي شيء؟

ما هي الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها؟

أي شخص حديث لديه الكثير من قطع الورق لجميع المناسبات. ولكن ليس كل واحد منهم يستحق التخزين.

فيما يلي قائمة بالمستندات التي يجب أن تكون لديك في المنزل:

• تفتح القائمة بجوازات السفر والوثائق العائلية الأخرى. على سبيل المثال، الوصايا والشهادات.
• الشهادات والتوكيلات والإيصالات وغيرها من الأمور المتعلقة بالعقارات والنقل.
• الدبلومات والدبلومات والشهادات والشهادات التي تؤكد توافر التعليم.
• الأوراق المتعلقة بالأنشطة المهنية: كتب العمل والاتفاقيات والعقود.
• نتائج الفحوصات والسياسات والبطاقات الطبية.
• بطاقات الضمان وإيصالات الأجهزة المنزلية والأثاث.
• الأوراق المتعلقة بالضرائب.

بشكل منفصل، يمكنك تحديد المستندات الإلكترونية أو ببساطة البيانات بتنسيق رقمي. كقاعدة عامة، فهي تتوافق مع إحدى النقاط المذكورة أعلاه وتخضع أيضًا للتخزين.

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بالأوراق؟

يمكن تقسيم المستندات حسب وقت التخزين. يعتمد ذلك على مدة صلاحية كل قشرة محددة.

• دائم. يجب أن تكون هذه الأوراق في متناول اليد دائمًا.هذه هي شهادات الزواج وشهادات الميلاد والدبلومات التي تؤكد التعليم والبيانات الطبية والمعلومات المعتمدة من كاتب العدل والوصايا وشهادات التقاعد.
• طويل الأمد. وثائق للعقارات والسيارات والمواد باهظة الثمن. وتشمل هذه أيضًا الأوراق المهنية. يمكنك أيضًا تحديد الشيكات والإيصالات هنا. هذا شيء يتم تخزينه لفترة طويلة ويظل ذا صلة خلال فترة زمنية معينة.
• المدى القصير. يوصى بالاحتفاظ بشهادات الخدمات من الأطباء والمحامين والمعلمين لمدة ثلاث سنوات. تفترض اتفاقيات وبيانات المرافق نفس الفترة.
• عديم الفائدة. يمكنك التخلص على الفور من المواد التعليمية والإعلامية غير الضرورية والتعليمات الخاصة بالأشياء التي تمت دراستها بدقة وأوراق الحساب وما إلى ذلك.

بشكل منفصل، يمكننا ملاحظة المستندات الاختيارية، والتي، مع ذلك، ذات أهمية كبيرة لمالكها. وتشمل هذه المذكرات الشخصية والملاحظات والصور الفوتوغرافية والتذكارات الأخرى. عادة ما تستمر مثل هذه الأشياء أيضًا لفترة طويلة.

لذلك يُنصح بالتخلص من كل ما لم يتم استخدامه حاليًا ولا يمكن أن يكون مفيدًا في المستقبل. للحفاظ على النظام، تحتاج إلى تنظيف صناديقك بانتظام والتخلص من القمامة المتراكمة، وفي نفس الوقت فرز المستندات المهمة حقًا.

نصائح لتخزين الأوراق الأساسية

كقاعدة عامة، تقوم معظم المنازل بتخزين الأوراق بشكل قياسي.

1. أولاً، يتم فرز المستندات حسب المجالات: المنزل والعمل والطب وغيرها.
2. ثم يتم وضعها في مجلدات موقعة، مما سيمنعك بالتأكيد من الضياع في الأوراق.
3. يتم وضع المجموعات الناتجة في صندوق أو كيس منفصل. بالمناسبة، للراحة، غالبا ما يتم إنشاء أقسام داخل "الحاوية" لمنع اختلاط المجلدات.في الوقت نفسه، تحتاج إلى التأكد من أن موقع التخزين لا يمكن الوصول إليه للأطفال والحيوانات، ولكنه يقع في مكان مناسب للاستخدام.

إنها فكرة جيدة أن تبقي المستندات الشخصية المستخدمة بشكل متكرر منفصلة. يمكن وضع جواز سفرك وبطاقتك الطبية ورقم تعريف دافع الضرائب (TIN) وشهادة التقاعد بشكل مريح في الأكياس البلاستيكية المغلقة بسحاب. تكون هذه العبوات محكمة الغلق وستحافظ على المحتويات في حالة جيدة، مما يمنعها من التبلل، على سبيل المثال. وفي الوقت نفسه، يجب تخزين المستندات المتعلقة بالصحة بحيث يمكن الوصول إليها قدر الإمكان - حتى لا تضيع الوقت إذا كانت هناك حاجة إليها بشكل عاجل.

من الجيد دائمًا أن يكون لديك نسخ من الأوراق المهمة في المنزل. هناك كل أنواع الحالات، ومثل هذا الاحتياطي يمكن أن يساعد في موقف غير متوقع.

يمكن وضع المستندات المهمة بشكل خاص في الخزنة. يقدم السوق الحديث مجموعة كبيرة من مرافق التخزين، لذلك يمكن لأي مشتري اختيار شيء مناسب. لكن من الأفضل الاحتفاظ بالمستندات في مكان آمن وليس في مجلدات بلاستيكية - ففي حالة نشوب حريق، تذوب المادة التي تتكون منها بشكل أسرع من الورق.

طرق غير تافهة لتخزين المستندات

هل يبدو الوصف مملاً؟ لا مشكلة! هناك طرق أكثر إثارة للاهتمام وملاءمة لتخزين الأوراق.

• • لوحة المنظم. هناك العديد من الخيارات لمثل هذا الجهاز. وهي في أبسط صورها عبارة عن لوحة تُرفق بها الأوراق بأزرار. في الإصدارات الأكثر تعقيدًا، قد تحتوي اللوحة على أدراج صغيرة وحوامل تعليق.

• • خزانة صغيرة. إنها تمامًا نفس الخزانة ذات الأدراج العادية، ولكنها أصغر بكثير. أنها مريحة للغاية لتخزين المستندات فيه. يتم تصنيفها إلى مقصورات مختلفة، ولن تضيع أبدًا! يمكن أن يكون للأدراج الموجودة في الخزانة ذات أدراج أحجام مختلفة: صغيرة للقطع الصغيرة من الورق، وكبيرة للرسومات.

• • صندوق معلق. مجرد صندوق صغير أو سلة معلقة على الحائط مثل صندوق البريد. في مثل هذا الشيء الذي يتم وضعه في الردهة، يكون من الملائم تخزين الرسائل والإيصالات التي تم إحضارها.

• • جيب المغلف. يشبه الخيار السابق، لكنه ليس صندوقًا، بل مظروفًا. يمكنك إرفاقه بالطاولة والثلاجة والخزانة. يسمح لك بتخزين المستندات الضرورية مؤقتًا دون شغل مساحة قيمة.

• • سلة النفايات. لا، ليست سلة المهملات - خاصة للتخزين. يمكن وضعها على طاولة أو في خزانة، ويمكن أن تحتوي على عدة مقصورات. طريقة بسيطة وغير مكلفة وفعالة لتخزين المستندات.

• • يمكن الاحتفاظ بالأوراق المستخدمة بشكل متكرر في مجلد الحقيبة. تحتوي على مقبض حمل. إنه مصمم بحيث لا تتجعد المستندات الموجودة فيه. مصممة عادة لورق A4. إذا لزم الأمر، حتى لا تضيع الوقت في البحث عن القشور اللازمة، يمكنك ببساطة الحصول على مجلد الحقيبة والبدء في العمل.

نحن نستخدم التقنيات الرقمية

تشغل التعليمات الخاصة بالأدوية والأجهزة والمعدات المكتبية مساحة كبيرة. ومن الأسهل بكثير تخزينها إلكترونيًا. للقيام بذلك، تحتاج إلى العثور على نفس المعلومات على شبكة الإنترنت ومقارنتها بما هو متاح على مصدر المادة للتأكد من هويتها. يمكنك ببساطة التقاط صورة للتعليمات وحفظها في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كل ما عليك فعله هو تحديد الخيار الأخير بحيث لا تقوم بحذفه عن طريق الخطأ. ومن الأفضل كتابة نسخة أخرى من الملفات الناتجة على وسيط خارجي، مثل بطاقة الذاكرة، أو إرسالها إلى التخزين السحابي.

فقط في حالة، يمكنك مسح المستندات الأخرى ضوئيًا. ولكن بعد ذلك يجب أن تقلق بشأن أمان النظام الإلكتروني من هجوم القراصنة المحتمل. لا أحد يحب تسرب البيانات الشخصية على الإنترنت.

بالمناسبة، يعد استخدام الكمبيوتر أو الهاتف المحمول أمرًا مناسبًا لتتبع تواريخ انتهاء صلاحية الأوراق. ويكفي ببساطة إدخال التواريخ المطلوبة في "التقويم" حتى يعلمك الجهاز الإلكتروني بانتهاء فترة صلاحية قشرة معينة. ثم كل ما تبقى هو التخلص من الورق غير الضروري.

ربما تكون القاعدة الأساسية لتخزين المستندات في المنزل بسيطة: العمل الدقيق والمنتظم مع الأوراق المنزلية هو المفتاح لضمان عدم فقدان الوثيقة الضرورية في اللحظة الأكثر أهمية.

ليست كل الوثائق تستحق الاحتفاظ بها. ولكن هناك العديد من الأوراق التي يجب أن تكون بحوزة كل واحد منا. يجب الاحتفاظ بهم في أماكن آمنة ومعزولة، ولكن يسهل الوصول إليها إلى حد ما. يمكنك عمل نسخ إلكترونية ومنتظمة من المستندات - من المحتمل أن تكون مفيدة. على أية حال، فإن التخزين الدقيق والفرز الدقيق للأوراق سيساعد في الحفاظ على سلامتها.